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すごい会議を行うための方法【進め方と注意点】超まとめ!

   

すごい会議

会議はうまく進行することができれば、直接営業して数字を積む以上の成果をあげてくれます。

しかしながら、会議を有効に活用できていない企業や組織が多いのも事実です。会議をうまく進行するために心がけるべき点をまとめます。

何のための会議?

会議を何故行っているかを、場にいる全員が把握できるように努めてください。

  • 何か行動を決めるための「意思決定」会議
  • 提案、意見だしするための「議論」会議
  • コミュニケーションをとるための「共有・確認」会議

基本的には、この3つのいずれかが会議を行う目的になります。

良い会議=目的を達成する会議

これが物凄い重要なことなので、必ず覚えておいてください。

何をもって良い会議とするのか、それは目的を達成する会議に他なりません。

目的をしっかり定めることと、それに向かって会議することを忘れないで下さい。

目的を達成するために重要な5つのこと

  1. 目的が明確である
  2. 参加者全員が目的を達成すること(結論を出す)にフォーカスしている
  3. 必要な人が参加している
  4. 意見が言いやすい環境、意見を引き出せる司会がいる
  5. 会議の結果が共有され、会議後に活かせる仕組みや責任者が設定されている

以上5つが、重要なことです。

『3.必要な人が参加している』についてですが、会議の目的が決まったらそのゴールにふさわしいメンバーを選定する。決定会議であれば、決定に責任をもつ最小限のメンバーだけの参加が望ましいです。

若いメンバーを会議に参加させ、メンバーを育てるということも重要ですが、あくまでも会議の目的は『目的を達成する』ことにあります。

会議の司会について

司会は、目的を達成するプロセスのために、小さな成果をだすことを心がけましょう。小さな成果の例は、参加者の集合知をどんどん集めることです。

司会者は、意見を言う人ではありません。参加者の意見を引き出す人です。

そして、決定事項を明確にする人です。5W2Hを意識して、具体的に決定に導きましょう。

すごい会議を行うための10個の仕事

司会役の視点で、会議の流れをまとめると10個必要なタスクがあります。

  1. 【事前準備】資料、アジェンダの準備
  2. 【事前準備】参加者への呼びかけ(参加者へ事前準備の促し)
  3. 【事前準備】リマインド(続・参加者へ事前準備の促し)
  4. 【会議中】本日のアジェンダの確認
  5. 【会議中】ルール、役割の確認
  6. 【会議中】問題、課題を解決していく。目的を達成する
  7. 【会議中】時間を守って、進行する
  8. 【会議中】継続検討には、できるだけしない
  9. 【会議中】決定事項の総括、感謝
  10. 【会議終了後】決定事項及び議事録の共有

会議の司会役、基本的な10ステップの流れ参照

会議をコントロールする

司会の腕の見せ所は

「意見の発散と収束を使い分ける」
「話がずれても本筋に戻すことができる」
「目的を忘れない」
「ゴールを意識する」
「意見を引き出す」

以上5つにあります。

これを意識するかしないかで、会議のコントロール能力が変わってきます。「意見を引き出す」には、予め意見を出しやすい傾向にあるメンバーに協力を仰ぐなど、根回しも重要です。

会議の進め方

会議開始前

事前準備をする

予め、会議のまえに、議題の整理と達成すべき目的を決定しておきましょう。

参加メンバーに周知する

参加メンバーに会議の内容を伝えます。また、発言などの宿題を出しましょう。会議に臨む前にきちんと考えさせることが重要です。

ただし、参加メンバー全員に同じ宿題をだすことはおすすめしません。かならず何種類かわけて宿題をだしましょう。そうすれば、「全員何もしない」「みんな答えが一緒になる」ことが回避しやすくなります。

根回しをする

根回しというと、厭らしく聞こえますが重要なことです。

リーダーシップを発揮するメンバーや、意見を積極的に出すメンバーに対して、その時点での質問や自分の考えとの摺り合わせを行うだけで良いです。これが後から効いてきます。

会議開始前~会議開始

定刻前に会議がスムーズにいくよう手配

例えば、ホワイトボードに今日の議題や時間制限を書く、紙に印刷してすぐに配れるようにしておく、そういった準備を定刻5分前には終えておきましょう。

定刻に必ず始める=遅刻者を待たない

遅刻したメンバーを待つのは、もうやめましょう。遅刻者が出たら、それは責任者の力不足です。

会議開始

アイスブレイク

意見が出やすい場の雰囲気を整えましょう。一番簡単な雰囲気を創る方法は、予め用意していた甘い飲み物やお菓子を配ることです。意外に、アイデアもでやすくなるため長丁場にオススメです。

今日の会議について話す

目的→議題→議題の説明→時間配分について話します。この時必ず可視化しておくことです。

意見の出し方を決める

意見を出すのは、「挙手制か自由性か」「意見をだすための雑談はありなのか」最初に決めておかないと、無駄な時間が増えることになります。

会議進行

議事録をとる

議題ががひとつ終わるごとに、ホワイトボードや紙に記載した進行表に線を引いて消していきましょう。それと同時に、議事録がきちんと議題毎に記述できていて、解決できているのか確認します。

意見や質問の深堀りをする

メンバーから質問が挙がったとき、それに答えることや、まとめることは誰にでもできます。

大切なのは「何故その質問をしたのか」その本質を引き出すことです。司会者はすぐにまとめようとせず、意見や質問をだしてくれたメンバーに「何故その質問をしたのか」を聞き返しましょう。

考える時間や雑談する時間を設ける

意見がでにくい、だれも質問をしてこない。それだけでメンバーの積極性がないと思うのは、運営側の努力不足です。

必ず、メモや司会者から目を逸らさせて考える時間をとることや、無駄話やふざけながら意見をだせるような『隙』をみせるべきです。

時間を厳守し過ぎない

時間を守ることはとても重要です。しかしながら、それ以上に決めなくてはいけない重大な事項があるはずです。

時間以上に、目的を達成することが重要である限りは、微妙な時間延長は辞さないべきです。

出たアイデアから必ず良いポイントを見つけオウム返しする

意見すべからず尊重することです。そうすることで、意見を言いやすい環境に近づきます。

そのためには、発言が的を射たものでなくとも、良いポイントを挙げることが大切です。

意見を言いたそうな人間、不満そうな人間に目を向ける

会議を行う際、心配りと目配りは非常に重要です。少しでも違和感を覚えたなら、即座に意見を求めましょう。

自分から言い出しにくい意見でも、求められば話をしてくれるかもしれません。

会議終了

まとめる

決まった事の確認。宿題、宿題をクリアするひとの確認。決定事項など。

会議で得たものはすべて最後にすりあわせし、メンバーの合意を得ましょう。

そうしないと、あとで決めったことに参加メンバーが文句を言い出します。アグリーを徹底的に得ておくことです。

会議が終われない3つの理由

会議が延々と長引いてしまったり、会議をした結果何も決まらないという事態が見受けられる会議があります。その原因は大きく3つあります。

①「想像」を「事実」と思い込み議論する

不確かな情報や、断片的な情報を元に話しだしてしまう会議のことです。会議が終わらない一番の原因はこれです。

本人にきっちり確かめていない噂や、裏が取れていない情報を鵜呑みにして、話しを進行することがないようにしましょう。特に、ネガティブな内容は噂になりやすく、尾ひれがたくさんついています。

②「できないこと」と「したくないこと」を混合してしまう

決定したことについて、実現性を疑うような声があがれば、まずはこのことを思い出して欲しいです。

「それは違う!」「そういうことじゃない」「実現不可能です!」

そういう発言が出るときは、出来ることを出来ないと言っているだけの場合が圧倒的に多いです。「できないこと」は、その力量、技術的課題やその解決にかける工数、予算といった客観的な制約のもとに語るべきです。

もちろん業務において、「できないこと」も「したくないこと」もあってもいいと思います。人間ですから。

しかしながら、その2つを混合して話すと議論は終わりません。会議で繰り広げられる「難しいです」がそのどちらであるか、常に注意する必要があります。

③その場で決められないことを延々と話しこんでしまう

そもそも、そのテーマはその場にいるメンバーが決めることなのか?という視点も時には必要になってきます。

まとまらない議論については、『現場で決めることではなく、より高いレイヤーで決定されるべき内容』『上層部で決めるべきことなく、現場側の意見が必要』のどちらかが該当します。

すごい会議のコツと注意点

会議で最も気を付けたいことは、議論に集中してしまうことです。参加者たちにその気がなくても、白熱してしまえば議論に夢中になってしまいます。

逆に、司会はもちろんのこと、参加者全員が結論をだすことにフォーカスしていれば、そんなことにはなりません。

結論を得ないまま、労力と時間を無駄にするアホな会議は避けましょう。

議論を終わらせるコツ

話が多方向に及んだら、「○○すべきか、否か」という論題に集中しよう。答えが2つしかなくなれば、意見も集約しやすくなります。

そして、それでも1つの意見に対して、賛美両論がでてきます。

そんな際には賛美両論あっても、今の最善解をだすためにパワープレイを行うことをお勧めします。

典型的なダメなパターンは、『賛美両論あるから決めない』ことです。これでは、頭悪すぎる会議で終わってしまいます。

会議議事録の取り方

議事録を担当する人が毎回一緒であるとは限らないため、全員で共有できる議事録のフォーマットを必ず用意して下さい。

議事録担当になった人は、そのフォーマットを元に会議内容をまとめていくため、その仕事自体も楽になります。

一般的な会議議事録のフォーマットは、

1.日時
2.場所
3.出席者(議事録の作成者名は別途記入)
4.議題
5.結果
6.会議の経過
7.備考

の7つもあれば、充分です。

会議録、会議議事録のフォーマット

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