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仕事に優先順位をつける9つの習慣

      2016/08/04

優先順位

いまある仕事でも手一杯なのに、さらにあの仕事まで押し付けられた…そんな状況むっちゃありますよね!基本は「もういやーーーー」ってなります。

逆に、尋常じゃない業務量を抱え、さらにプラスアルファの仕事が降りかかってきても動じず、そのうえ、自らそれ以外の仕事を創りだす人間もいちゃう。

多忙でも余裕を見せる人間は、仕事の優先順位の付け方がほんとに上手です。

もともと持っていた素頭か、それとも仕事=実践で培ったタイムマネジメント術なのか。いずれにしろ、共通する優先順位をつけるテクニックをもっています。、、テクニックというよりかは、習慣ですね。

優先順位を上手につける9つの習慣

  1. 明日のtodoリストをつくる
  2. 頭を使わず、簡単ですぐに終わるタスクから始める
  3. 小事はすぐに終わらせる
  4. 忘れない仕組み化をする
  5. 時間を限定する、リミットを自らつける
  6. 完璧を目指さずに、とりあえず始めて、終わらせる
  7. 重要な事柄を認識しておく
  8. 重要だが緊急性の低いタスクに集中する、見つける
  9. 仕事をふる

1.明日のtodoリストをつくる

1日の終わりに、明日やるタスク、継続してやるべきタスクを確認し、やる事リストを作成する。

朝イチのメール対応や定例会からバタバタとスタートし、その後に、一日の行動を決めていたのでは間に合わない。必ず前日に、やることリスト(todoリスト)を作成しましょう。

また、その日限りで終わる仕事ばかりではないはずなので、継続的に行う仕事や、明日以降にやる仕事についても念のため、別途やることリスト(todoリスト)に記載しておこう。

僕の場合は、PCにメモ箋人というフリーソフトをインストールして、2つメモを作成し、「今日のtodo」「継続的todo(期限も同時に記入)」を記載している。

2.頭を使わず、簡単ですぐに終わるタスクから始める

初頭効果をご存知でしょか。解釈はいろいろありますけど、物事をとりあえず始めることで、その後の業務スピードもあがることを指します。

まず何かにとりかかるのが大事。思考タイムからスタートするより、行動からスタートしたほうが、スピード感が増します。

3.小事はすぐに終わらせる

簡単ですぐに終わるタスクが途中で舞い込んだら、その場で終わらせる。

もともと計画になかったことが、急遽舞い込んでいることなど日常茶飯事ですよね。この時、その場で対応するか、後回しにするかは、優先順位に向きあう上で大切な要素になります。

メールや電話など、その場ですぐに対応可能なものは、その場で対応してしまう。すぐ終えられるものを、すぐ終わらすことで、俄然スピードが増します。

4.忘れない仕組み化をする

優先順位をつける以前に、実は重要なことがあります。それは「忘れない」こと!!

タスク以外にも、納期や、約束した時間、自分にコミットした時間、会議の開始時間など、これらを忘れないようにする必要がありやす。

グーグルカレンダーやモバイル・スマホアラームなどを駆使して、必ず忘れない仕組み化を図るべし。

5.時間を限定する、リミットを自らつける

人間は、時間が豊富にあるときよりも、限られた時間の方が良い仕事ができます。

これは科学的にも証明されてまして、、、初頭効果に対して、新近効果(終末効果)というものもあり、期限の終わり際も集中力がグッと増すんです。

短時間でタスクを時間割りすれば、初頭効果と新近効果を、何度も味わうことが出来るって寸法。

6.完璧を目指さずに、とりあえず始めて、終わらせる

やたらと作業に時間がかかる人は、完璧に終わらせようと考えている人間が多いです。

細かいことや、ゴールに至るまでにあまり関係ないものであれば、無視してガンガンやるべきことを進めよう。まず、終わらせて、その後、チェックすれば良い。

「完璧を目指すよりまず終わらせろ(Done is better than perfect)」Facebook社の壁に書かれている言葉、、、らしいよ。

7.重要な事柄を認識しておく

今日行う事柄、明日以降行う事柄で重要なことは何か、認識しておこう。それさえ認識できれば、時間の割り振りは、簡単になります。さらには、別タスクや、プライベートのときに良い発想が浮かびやすくなる。

また、重要な事柄という意味では、自分が行っているタスクの『ゴールは何なのか』きちんと認識しておこう。単純に作業をするのか、ゴールを意識して仕事をするのかでは、クオリティに段違いの差がでる。

8.重要だが緊急性の低いタスクに集中する、見つける

7つの習慣―成功には原則があった!』で急激激に広まった考え方がコレ。タスクを重要度と緊急性で4つのカテゴリーに分ける。

重要度と緊急度

最も仕事のできる人は、①>②>④>③の順番で優先順位を設定しています。

何故、①=重要だが緊急性の低いタスクから取り掛かるのか。先に①に対処すれば、重要で緊急性が高いタスクが発生しにくく、いざ②のタスクが現れた時に、即刻消化できる余裕をもつため。

仕事が遅い、優先順位をつけるのが苦手な人は、この2軸を覚えておきましょう。

あなたは、緊急度が低く、重要度が高い事柄を後回しにしていませんか?

9.仕事をふる

仕事をふるという行為を覚えるのは、極めて重要。人には、必ず強みがある。自分が強いところ、周囲のメンバーが強いところを知っておけば、お互いの仕事を補完しあって進めることができちゃう。

また、これを実行するためには、普段から、周囲に協力する姿勢を一貫するという、ある種『人格』をつくっておく必要がありますけどね。

優先順位をつけたい方向けの参考記事

この本、結構オススメです。

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