会議の進め方

会議の進行

 

会議はうまく進行することができれば、直接営業して、数字を積む以上の成果をあげてくれる。

しかしながら、会議を有効に活用できていない企業は多い。今回は、会議をうまく進行するために心がけるべき点をまとめる。

会議で司会が気をつける5つの点

①何がうまくいかなくても、自分の責任であると思うべき

参加者のせいにすることは時間の無駄である。もっとこうするべきであった、ああすればよかった、を次回に活かそう。

②司会者は、意見を言う人ではない。参加者の意見を引き出す人である

どれだけ、意見を引っ張り出せるか。司会者の手腕にかかっている。意見をまとめたり、質問をする。という行為は、あくまでも会議参加者の意見を引っ張りだすために行う行為である。

③決定事項を明確にする

必ず5W2Hを意識して、具体的に決定に導くこと、そしてそれを参加メンバー全員に周知し、実行すること。

④良い会議とは何かを理解する

良い会議は、下記のA~Dが整っている環境を指す

A.目的が明確である
B.参加する人に力を与える。参加者が決定の過程に参加している。
C.必要な人だけが参加している
D.意見が言いやすい
E.会議の結果が必要な人に共有されている

特に、「目的が明確である」は、非常に重要だ。

⑤会議の目的を理解する

会議には大きく3つの目的がある。

  1. 課題解決のための会議
  2. 情報共有のための会議
  3. アイデア出しのための会議

3つの内どれか、もしくは、いずれかMIXしたものが会議の目的なはずだ。会議の進行中・終了後、その目的が達成できたかどうか振り返ってほしい。

会議の進め方

会議開始前

・事前準備をする

予め、会議のまえに、議題の整理と、達成すべき目的を決定しておくこと。

・参加メンバーに周知する

参加メンバーに会議の内容を知らせよう。また、発言などの宿題をだすならこの時だが…参加メンバー全員に同じ宿題をだすことはおすすめしない。かならず何種類かわけて宿題をだすこと。

そうすれば、「全員何もしない」「みんな答えが一緒になる」ことが回避しやすくなる。

・根回しをする

根回しというと、厭らしく聞こえるが、そうではない。リーダーシップを発揮するメンバーや、意見を積極的に出すメンバーに対して議題について、その時点での質問や、自分の考えとの摺り合わせを行うだけで良い。この根回しと言う行為、とても重要なのだが、意識できていないヒトは意外と多い。

会議開始前~会議開始

・定刻前に会議がスムーズにいくよう手配

例えば、ホワイトボードに今日の議題や時間制限を書く、紙に印刷してすぐに配れるようにしておく、などの準備を定刻5分前には終えておくべきだ。

・遅刻者を待たない

遅刻したメンバーを待つのは、もうやめよう。時間がもったいない。そして遅刻者が出たら、それは責任者の力不足である。決して彼らのせいにしてはならない。そんな考え方は非生産的だ。

そして、意外に忘れがちだが、定刻前に集まったメンバーに非礼を詫びよう。「自分の力不足で定刻に集まりませんでした。申し訳ありません」頭を下げるくらい、わけないだろう。

これくらいの気遣いがあれば、あなたの司会者としての格はグッとあがる。なお、遅刻者が途中で来た場合も、会議をとめないで、そのまま進行を続けること。

・定刻に必ず始める

すでに書いていることとかぶっているが、この意識はとても重要である。定刻にスムーズに開始しないと、最初から全員注意散漫になる。

会議開始

・アイスブレイク

意見が出やすい場の雰囲気を整えよう。一番簡単な雰囲気を創る方法は、予め用意していた甘い飲み物やお菓子を配ると良い。意外に、アイデアもでやすくなるため、長丁場にオススメだ。

今日の会議について話す

目的→議題→議題の説明→時間配分について話す。この時必ず可視化していることが条件だ。ホワイトボードに予め記載しておくことや、議題を記載した紙を配っておこう。

・意見の出し方を決める

意見を出すのは、「挙手制か自由性か」「意見をだすための雑談はありなのか」話し方も、「結論から話すのか」「思うがままに話すのか」最初に決めておかないと、無駄な時間が増えることになる。

・書記の紹介をする

お手伝いをしてくれる書記をきちんと紹介しよう、感謝の習慣作りは重要だ。

会議進行

・議事録をとる

議題ががひとつ終わるごとに、ホワイトボードや紙に記載した進行表に線を引いて消していこう。それと同時に、議事録がきちんと議題毎に記述できていて、解決できているのか確認する。

・意見や質問の深堀りをする

メンバーから質問が挙がったとき、それに答えることや、まとめることは誰にでもできる。大切なのは、「何故その質問をしたのか」その本質を引き出すことだ。やり方は簡単である。司会者はすぐにまとめようとせず、意見や質問をだしてくれたメンバーに、質問をし返すだけだ。

・考える時間や、雑談する時間を設ける

意見がでにくい、だれも質問をしてこない。それだけでメンバーの積極性がないと思うのは、運営側の努力不足だ

必ず、メモや司会者から目を逸らさせて考える時間をとること、無駄話やふざけながら意見をだせるような『隙』をみせるべきである。そのためには、チームでのシンキングタイムなど、喋りやすい・話しやすい環境を整えれば良い。

・時間を厳守し過ぎない

時間をまもることはとても重要である。しかしながら、それ以上に決めなくてはいけない重大な事項があるはずだ。(あるから会議を行っているはずだ)

重大な議題を残して「また次回」にならないようにしよう。もともと貴重な時間をつかっているので、それに見合う成果は絶対出すようにすべきだ。

・出たアイデアから必ず良いポイントを見つけ、その部分をオウム返しする

意見すべからず尊重すること。そうすることで、意見を言いやすい環境に近づく。そのためには、発言が的を射たものでなくとも、良いポイントを挙げることが大切だ。

・会議をコントロールする

司会の腕の見せ所は
「意見の発散と収束を使い分ける」
「話がずれても本筋に戻すことができる」
「目的を忘れない」
「ゴールを意識する」
「意見を引き出す」
以上⑤つにある。これを意識するかしないかで、会議のコントロール能力が変わってくる。

ちなみに、このなかの「意見を引き出す」は、なかなか難しいものだ。キーマンを中心に話を展開させ、周囲が乗っかりやすいようにする、議題毎に、意見を求めるメンバーを、会議開始時に指名しておく。

いろいろやり方はあるが、司会と参加メンバーの相性や、普段の状況で意見の引き出し方は、まったく異なってくるため、会社のなかで、会議回しがうまい人間に聴くのが、一番良い。

意見を言いたそうな人間、不満そうな人間に目を向ける

会議を行う際、心配りと目配りは非常に重要である。少しでも違和感を覚えたなら、即座に意見を求めよう。

自分からはなかなか言い出しにくい意見でも、求められば、話をしてくれるかもしれない。

会議終了間際~会議終了

まとめる

決まった事の確認、宿題、宿題をクリアするひとの確認、決定事項、など会議で得たものはすべて最後にすりあわせし、メンバーの合意を得よう。

そうしないと、あとで決めったことに参加メンバーが文句を言い出す。また、できれば、次の司会・サブ司会の決定と、議事録の周知方法についても報告を行なっておきたい。

終了する

MTGが終わったら、すぐその話題を終えること。ことなぜなら、延長線上の話を司会がしていると、議事録の内容がひっくり返り、参加者に無力感が生まれるからである。

出たアイデアは、すぐに現場の活動に活かす

これができるかどうかで会議が有効なものだったかどうかが決まる。必ず決定した意見は即座に反映すること。そしてそのフィードバックを、意見をだしてくれたメンバーに報告することを忘れてはいけない。

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