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ミーティングの進め方【欧米式会議5つの原則】

   

燃える炎

ミーティングの時間がもったいないという声は、会議をうまく運用できていない人間の発する言葉です。

正しいやり方を把握していれば、MTGの時間は素晴らしい成果に繋がります。

5つの原則

良い会議=目的を達成する会議です。

ミーティング最大のコツは、そのMTGの目的が明らかで、目的を達成することに集中しているか否かに尽きます。

ミーティングで成果を出すために必要な、5つの原則を紹介します。

1.目的と目的達成のための施策ありき

目的が明確であるならば、その目的を達成するための施策について、「決議をとる」場面がミーティングになります。

実行者たちが会議の他参加者に、アクションプランをコミットする場にもなります。

ミーティングは議論のためにあるのではなく、意思決定をコミットするための空間です。話し合うのではなく、事前に目的達成の施策を考え、どの施策でいくか決めるだけの時間にしましょう。

2.資料は事前に配布

無駄な時間を排除するためには、事前準備を徹底する必要があります。資料は事前に作成し、各人はそれを読み込んでから会議に臨みましょう。

事前に資料を配布していれば、目的まで最短の工数でたどり着けるはずです。

貴重な参加者の時間を有意義に過ごすためには、「情報を知っている人」と「情報を知らない人」の格差を気にするのはやめましょう。準備不足になるような参加者はそもそもミーティングに必要な人ではありません。

3.根回し

組織で生きていく以上、根回しは避けては通れません。

どうしても意思決定を行いたいことがあれば、事前に衝突や対立を生みそうな人間と、個別で調整を図っておきましょう。

仕事が出来る参加者は、自分の意思決定を押し通すために、重要人物にアグリーをとってからミーティングに臨みます。

4.人数は限定する

参加者を選抜するにあたり、次のことを考えましょう。

「ミーティング後に参加者は機能できるか」
「事前に議論された意思決定を与えられたら、参加者は意見が言えるのか」

この2つの質問にコミットできる、そんな優秀な人材のみミーティングに参加させましょう。

5.進捗確認の仕組づくり

ミーティングの終了間際~終了後、実行者のアクションプランを明確にコミットしてもらう必要があります。

会議で定めたことは、必ず実行してもらわなければいけません。

そしてその進行管理を行えるのは、場で最も権限をもつリーダーに他なりません。

実際に行動する人間と一緒になって進捗確認の仕組をつくり、結果がでるまで監視し続けましょう。

 

会議はダラダラと行うものではありません。

「切迫感」を失わせ、「妥協の文化」が生まれるようなミーティングにしないようリーダーは指揮をとりましょう。

最後にエクセレントカンパニーLancersさんの会議室に置かれているという、会議の7箇条を紹介します。

Lancers会議ルール7ヶ条

  1. 会議回数を減らす「その会議、本当に必要な会議ですか?」
  2. 必要最小限の人数で「MUSTのメンバー、BETTERは議事録で共有」
  3. 事前準備の徹底「準備なく会議は開催の意味なし」
  4. 30分以上は禁止「社内会議は30分まで」
  5. 必ず発言する「聞いているだけの者は参加者ではない」
  6. 発言は端的に「会議の場は自己主張の場ではない」
  7. 議事録を作成する「正確な議事録と即時の共有がスピードを上げる」

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