ミーティングの進め方【欧米式会議5つの原則】

ライフハック

燃える炎

ミーティングの時間がもったいないという声は、会議をうまく運用できていない人間の発する言葉です。正しいやり方を把握していれば、MTGの時間は素晴らしい成果に繋がります。

上手いミーティング5つの原則

1.目的と目的達成のための施策ありき

目的が明確であるならば、その目的を達成するための施策について、「決議をとる」場面がミーティングになります。

実行者たちが会議の他参加者に、アクションプランをコミットする場にもなります。

ミーティングは議論のためにあるのではなく、意思決定をコミットするための空間です。話し合うのではなく、事前に目的達成の施策を考え、どの施策でいくか決めるだけの時間にしましょう。

2.資料は事前に配布

無駄な時間を排除するためには、事前準備を徹底する必要があります。資料は事前に作成し、各人はそれを読み込んでから会議に臨みましょう。

事前に資料を配布していれば、目的まで最短の工数でたどり着けるはずです。

貴重な参加者の時間を有意義に過ごすためには、「情報を知っている人」と「情報を知らない人」の格差を気にするのはやめましょう。準備不足になるような参加者はそもそもミーティングに必要な人ではありません。

3.根回し

組織で生きていく以上、根回しは避けては通れません。

どうしても意思決定を行いたいことがあれば、事前に衝突や対立を生みそうな人間と、個別で調整を図っておきましょう。

仕事が出来る参加者は、自分の意思決定を押し通すために、重要人物にアグリーをとってからミーティングに臨みます。

4.人数は限定する

参加者を選抜するにあたり、次のことを考えましょう。

「ミーティング後に参加者は機能できるか」
「事前に議論された意思決定を与えられたら、参加者は意見が言えるのか」

この2つの質問にコミットできる、そんな優秀な人材のみミーティングに参加させましょう。

5.進捗確認の仕組づくり

ミーティングの終了間際～終了後、実行者のアクションプランを明確にコミットしてもらう必要があります。

会議で定めたことは、必ず実行してもらわなければいけません。そしてその進行管理を行えるのは、場で最も権限をもつリーダーです。

実際に行動する人間と一緒になって進捗確認の仕組をつくり、結果がでるまで監視し続けましょう。

会議の司会進行を任されたらやること

参加者への呼びかけ

  • ・会議の日取り
  • ・進行表
  • ・目的
  • ・参加者
  • ・司会、議事録係の決定
  • ・議題の周知と各位へ答えを準備させる

参加者全員に、なるべく早く連絡をしておきましょう。会議を良いものにするためには「議題の周知と各位へ答えを準備させる」ことが肝要です。

事前に答えを用意させておくことは呼びかけタスクの中の一つであり、会議に臨んでから答えを考えさせるようでは二流です。

資料の準備

会議の下準備をきちんとしておくと、司会者の印象が良くなり「この人、ここまで準備してきたんだ。頑張らないと」と返報性の法則が働き、会議に真剣に取り組んでくれやすくなります。

全員分の資料・進行表を用意しておいたり、ホワイトボードへの書き込みや掲示物があれば参加者が入室する前に全て用意しておくのがベストです。

会議はアジェンダと目的確認から始める

進行表を配り、本日の議題と目的を改めて口頭で確認しましょう。

参加者の意識を統一するためには、「会議の目的」を一番始めに伝えることを忘れないようにしましょう。

継続検討にしない

継続検討は、永遠の未解決事案になります。

なるべくその場で結論がでるように運用し、議論が煮詰まり前に進みそうにない場合のみ、後回しにしましょう。

決定事項の総括

議題と、それに対して決まった打ち手、責任者について読み上げましょう。ネクストアクションに対する進捗確認方法や、成果の確認についても相互認識を図り、合意を取ります。

会議終了時点は、どれだけ険悪な議論があったとしても、全員にお礼を伝えて終えられれば完璧です。

良い会議の定義

目的を達成する会議が良い会議

良い会議＝目的を達成する会議です。ミーティング最大のコツは、そのMTGの目的が明らかで、目的を達成することに集中しているか否かに尽きます。

目的を達成するために重要なこと

  • ・目的が明確である
  • ・全員が結論を出す(目的達成)に集中している
  • ・必要な人が参加してい
  • ・意見を引き出せる司会がいる
  • ・会議の結果が共有される
  • ・決まったことを遂行する仕組みが整っている

目的を達成するためには6つの原則を、参加者全員が認識していることが重要です。

Lancersの会議ルール7ヶ条

  1. 会議回数を減らす「その会議、本当に必要な会議ですか？」
  2. 必要最小限の人数で「MUSTのメンバー、BETTERは議事録で共有」
  3. 事前準備の徹底「準備なく会議は開催の意味なし」
  4. 30分以上は禁止「社内会議は30分まで」
  5. 必ず発言する「聞いているだけの者は参加者ではない」
  6. 発言は端的に「会議の場は自己主張の場ではない」
  7. 議事録を作成する「正確な議事録と即時の共有がスピードを上げる」

日本最大級のクラウドソーシングを展開する、ランサーズ社の会議ルールです。会議はダラダラと行わせないように、妥協の文化が生まれない要諦が明文化されています。

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