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説明下手な方へ!説明上手の共通点とトレーニング

   

説明上手なひと

普段はよく話すのに、説明が下手な人。仕事はできるけど、伝えたいことが相手に伝わらない人。もともと説明が苦手な人。

説明上手や教え上手になるためには、一定のルールを守る必要があります。逆の観点でとらえれば、一定のルールを守るだけでだれもが説明上手になれる!ということです。

説明上手な人の12の共通点

  1. 目的・結論の提示
  2. 目的・結論に向かう背景の提示
  3. 範囲の提示
  4. 前提の確認
  5. 聞き手の理解度の確認
  6. キーワードの確認
  7. 語彙力の調整
  8. 情報量の調整
  9. 速度の調整
  10. 印象の追求
  11. 数字の追求
  12. 行動の追求

提示・確認・調整・追求を意識することで、だれでも教え上手になれます。

目安として、現状で説明が上手にできている自信のない人は、まずは1~5まで出来るようになりましょう。

説明能力は高いと言われるが、より高みを目指したい方は、10~12を意識しましょう。

1.目的・結論の提示

説明したいことの目的、結論をいちばん最初に提示しましょう。結論から始まらない説明は、聞き手の理解度を極端に落とします。

2.目的・結論に向かう背景の提示

なぜ説明するのか、なぜ目的に向かう必要があるのかを説明しましょう。

3.範囲の提示

今からどこまで説明するのか、会話の範囲を伝えましょう。これから伝えることの流れを話すことで、聞き手の心に余裕が生まれやすくなります。

4.前提の確認

聞き手と普段コミュニケーションをとれていない場合は、聞き手の前提となる知識や経験を先んじて確認しましょう。

5.聞き手の理解度の確認

説明しながら聞き手が理解できているかどうかを確認しましょう。わからないことは後回しにせず、その場で解決しながら説明を進行すべきです。

6.キーワードの確認

説明で伝えたいこと、大切なことは何なのか、何度も何度も伝えましょう。「何度も同じこと言われた」と思われるくらいがちょうど良い確認量です。

7.語彙力の調整

聞き手が理解できる単語や言葉を選んで説明してください。そのためにも、たくさんの語彙にふれ、多くのひとに対応できる言語力に磨き続ける必要があります。

8.情報量の調整

聞き手が対応できる伝える情報量を絞りましょう。聞き手が処理できる以上の会話は一切不要です。

9.速度の調整

聞き手が心地よいと思える速度で話すように心がけましょう。また、話すスピードに緩急をつけることで、ゆっくりとしたテンポ感の際に重要性を高める演出も可能です。

10.印象の追求

相手に印象を残す=記憶に定着させやすく工夫する意識、技術を指します。比喩表現や他社事例、権威性の法則やストーリーテリングを用いて、印象にのこる説明を心がけるべきです。

11.数字の追求

数字を使った説明をいれることで、相手が主体的に思考しやすくなります。出来る限り説明のなかに数字を組み込みましょう。

12.行動の追求

相手の行動を促すために説明を行うはずです。説明の結果、相手にどう動いてほしいかを最初と最後に相手に伝えなければいけません。

説明上級者への最強トレーニング

説明能力は頭の良さではなく配慮

説明能力が高い人は、きまって人への配慮ができています。そして、人への配慮ができないひとは、説明が下手なケースが多いです。説明能力は、生まれて持った才能で決まるものではなく、人への配慮を日ごろから考えるようになることで高まっていきます。

色んな人と会話して喜ばす

毎回相手を喜ばす会話を考えていれば、必然と説明スキルは上がっていきます。相手の語彙力や情報量、バックボーンに合わせた会話を心掛けましょう。多くのタイプのひとにお会いして、毎回会話で楽しんでもらう努力を重ねましょう。

タイプ別!説明方法の見直し方

説明力が高くみえて、実はうまく聞き手に内容を伝えられていないケースは多くあります。傾向別にありがちな説明ミス行動を把握しておきましょう。

頭の回転が速い人に起こる説明ミス

頭がまわるひとにありがちなミスは、自分が話した後に、相手が理解しているかどうかが不安で、たくさん話続けてしまう行為です。端的な内容にもかかわらず、話過ぎて内容が伝わらなくなってしまいがちです。

相手のリアクションが「Yes,No」とはっきりでるまでグっとまち、わからないのであれば何がわからないのかを確認したうえでゆっくり説明を続けるべきです。

議論好きな人に起こる説明ミス

説明をおえた後、相手の反論が起きたり、自分の意見とは違う見解を示された場合などに、論点を拡張させて説明を展開してしまうひと、結構います。論点が拡張するばかりか、論理のすりかえが起こるので、相手に意図しない内容がつたわっていき、話の終着点が見えなくなります。

そんな方は、自分の主張を押し通そうとするのではなくて、まずは相手の理解に100%のちからを使うべきです。相手の話に耳を傾けなければ、自分の説明の真意が伝わらないことを学ぶべきです。

感情先行な人に起こる説明ミス

だれもが認める超一流のビジネスマンでない限りは、説明には論理をもって臨みましょう。説明をしっかりと求められているにも関わらず、感情でものごとを推し進めようとすると、たった一人の味方はできるかもしれませんが、大衆の納得は得られません。

感情表現がでやすい人は、事実と想像や感想を分ける練習から始めましょう。事実だけで説明できるようになると、説明はどんどんうまくなっていきます。

説明責任を果たそう

説明する能力は、アカウンタビリティスキルといって、日本人に大きく欠けた能力と言われています。

聞き手の理解度がわるいと決めつけず、話し手が創意工夫することで、説明責任を果たしましょう。

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