会議を行う際には、必ず議事録をとっておく必要があります。
- ・責任の所在を明らかにするため
- ・記憶を曖昧にしないため
- ・時系列を抑えるため
- ・今後の運用に活かすため
様々な効果があるので、かならず議事録を記入する人物を決め、ギジギジしてください！
会議事録で残すべき内容
また、そもそも会議議事録には、発言すべてを記載する必要はありません。「どういった内容を残しておくべきか」そこを考えずにひたすらにメモると、まとめる際に膨大な時間がかかってしまいます。
「この会議の目的は何なのか」をきちんと抑え、その目的にそったことを議事録に記すのが正解です。
会議議事録のフォーマット
一般的な会議議事録のフォーマットは、
- 日時
- 場所
- 出席者（議事録の作成者名は別途記入）
- 議題
- 結果
- 会議の経過
- 備考
の7つもあれば、充分です。
会議議事録の保存用タイトル
会社によって保存名は様々ですが、オススメは「日付_会議or打ち合わせ名_議事録」です。
こうすることで、時系列からの検索がラクになります。例：20130703_XXX幹部会議_議事録
何に書くのか
特に規定がなければ、PC標準装備のメモ帳がおすすめです。メモ帳は誰でも開けるメリットがあります。
Excelは、綺麗に書きたいひとにオススメであり、工夫次第でとても見栄えの良いものが出来がります。