会議の司会者が知っておくべき良い会議の定義。そして、覚えておくべき一連の流れをまとめます。
良い会議の6つの定義
- 目的が明確である
- 参加者全員が目的を達成すること(結論を出す)にフォーカスしている
- 必要な人が参加している
- 意見が言いやすい環境、意見を引き出せる司会がいる
- 会議の結果が共有されている
- 会議後に生かせるような仕掛け作りや、責任者設定ができている
この6つは、司会者の腕によって良くも悪くもコントロールされます。
良い会議を極限までシンプルにすれば、『良い会議＝目的を達成すること』になりますが、6つのことは常に意識して会議を運営しましょう。
会議の司会役が覚えておきたい10の流れ
では、会議の司会役が把握しておくべき10の流れについて説明します。
事前準備
１.資料の準備
- 全員分の資料、進行表を紙で印刷しておく
- 全員分のペンを用意しておく
- ホワイトボードへの書き込みや掲示物があれば参加者が入室する前に全て書いておく
下準備をきちんとしておくと、司会者の印象が良くなり「この人、ここまで準備してきたんだ。頑張らないと」というふうに、会議に真剣に取り組んでくれやすくなります。
2.参加者への呼びかけ
- 会議の日取り
- 進行表
- 目的
- 参加者
- 司会、議事録係の決定
- 議題の周知と各位へ答えを準備させる
参加者全員に、なるべく早く連絡をしておきましょう。
会議を良いものにするために、とても大切なポイントは「議題の周知と各位へ答えを準備させる」ことにあります。会議に臨んでから答えを考えさせるようでは二流です。
事前に答えを用意させておくことは呼びかけタスクの中の一つです。
3.リマインド
前日には参加者全員に、改めて会議の内容と時間を書いたメールを送りましょう。
飲み物などは持ってくるように呼びかけておくのも、当日をスムーズに進行するためにもオススメです。
会議中
4.本日のアジェンダの確認
進行表を配り、本日の議題を改めて口頭で確認しましょう。
5.ルールと役割の確認
- ・司会、議事録の担当者、議事録の共有・保存場所を伝える
- ・発言の方法、例えば挙手制なのか自由性なのか
- ・会議の目的は何か
- ・良い会議とは何かを周知
良い会議にするためには、何を持って良い会議になるのかを事前に伝えておくことが大切です。
参加者の意識を統一し、目的を達成する会議にさせましょう。
6.一つづつ議題を昇華していく
議題が一つ終わるごとに、板書してある進行表に線を引いて消していきましょう。
進行していう感じが目に見えてわかって、参加者全員気持ちよくなります。
7.時間を守る
もし時間に遅れが出てる場合はボソッと「若干、時間に遅れが出てますね」と言ってみましょう。
みんなの積極性を損ねない様に時間を守らすためには、優しい声掛けをくりかえすほかありません。
8.継続検討にはできるだけしない
継続検討は、基本的に永遠の未解決事案にしかなりません。
なるべくその場で結論がでるように運用し、議論が煮詰まり前に進みそうにない場合のみ、後回しにしましょう。
後回しにすることで、頭が冷えたころには答えが即出ることもありえます。
会議の終わり際
9.決定事項の総括
議題と、それに対して決まった打ち手、責任者について読み上げましょう。
また、それに対する進捗確認方法や、成果の確認についても発表しましょう。
10.感謝
全員にお礼をきっちり言って会議終了です。