ライフハック

仕事の効率化が出来ない人の改善術

効率化

仕事が遅かったり効率化できない自分に悩むことはないでしょうか。また、自分は普通にできることが、同僚や部下には全くできない現象を不思議に思うことはありませんか。

仕事を効率的に進めるためには、効率化できる方法を覚えるまえに、何がダメで効率化に繋がっていないかを知る必要があります。

自分の苦手なポイントをまず把握して、どうすれば効率良く業務をこなせるかを学んでいきましょう。

効率化できない人は6つのロス特性がある

1. 【目標設定ロス】
・目標設定は効率化の要
・マストワン設定というキーワード
・2つの目標設定を意識
 2. 【全体像ロス】
・全体像から把握する
・GTDでタスクに向き合う
・todoリストと小目標
3. 【改善ロス】
・業務の無駄を放置しない
・自己フィードバックを放置しない
・二度手間を防ぐ
4. 【作業スキルロス】
・真似る力に磨きをかける
・行動を真似てから考え方を学ぶ
・細部まで真似る
5.  【伝達・共有ロス】
・伝え方次第でタイムロスが大量発生
・伝える範囲にも気を配る
・3手の読みを意識する
6. 【人間関係ロス】
・人間関係を面倒くさがるのは愚か
・ぼくやりますよ!は魔法のことば
・接触頻度と名前呼びの魔法

仕事の効率化ができないひとは、どこかにロスが発生していて、それに気づかないまま日々のタスクに対応しています。ロスを発見し、対処方法を学びましょう。

目標設定ロス

目標設定

目標設定が効率化の要

仕事の効率化がうまくいかない人は、目標設定ができていないケースが大半です。目標設定は年間と月毎にわけて行われることが多いですが、これは上層部が定める判断です。

中間層以下は、1週間と1日の目標を掲げることが極めて大切で、とりわけ1日の目標設定を行うことが毎日の生産性の高さを決めていきます。

「今日はこれをやる!」「ここまでは絶対終わらす!」「いくら売る!」。業務によって1日の目標設定はさまざまですが、目標なしに毎日の行動を決めることは愚かです。ゴールがなければ、プロセスの設定はできません。常に目標からの逆算で行動する癖をつけましょう。

マストワン設定というキーワード

マストワンという言葉を知ってるでしょうか。ぼくは、師匠からtodo管理の際によく言われていたので存在をしっていて、例によってリクルート用語だと思っていたんですが、先日サイバーエージェントさんの社内用語だと知りました。


基本的にタスクは全部大事。全部対応していないといけない。とはいえ、全部大事を意識しすぎると、すべての業務が中途半端になりがちです。

毎日「今日の一番(マストワン)」をきめておけば、それをやりきると妙な達成感が湧き、仕事の成果を振り返りやすいので非常におすすめな施策です。

目標設定は大きく2つある

目標設定には、「やることの目標設定」と「スキルアップの目標設定」の2つが存在します。目の前のタスクに対応することは至極当たり前で、ある意味やることの目標設定ができない人員は、社会人としてのスタートラインに立ててもいません。

効率化で差がついていくのは「スキルアップの目標設定」です。毎日もしくは毎週、どのスキルを伸ばすかを定めてタスクに対応してみましょう。

得たいスキルを明確に描きながら仕事をした場合とそうでない場合、スキル目標設定をしながら仕事をしたほうが圧倒的な成長に繋がっていきます。

目標設定を学ぶおすすめ本その1
絶対達成する部下の育て方――稼ぐチームに一気に変わる新手法「予材管理」目標設定についての本決定版。これ系の本はたくさんあるけど、どうすれば目標達成させられるかの具体的ノウハウが書かれている本は少ない。
この本は、そういったウヤムヤにされている部分を、実践形式で詳細に書かれています。
マネジメントは論理と感情と向き合うことで完成していきます。その論理部分をマスターしたいのであれば必ず読むべきです。
目標設定を学ぶおすすめ本その2
こうして、チームは熱狂し始めた。営業っぽく、そして暑苦しいっぽいタイトルですが中身は全然違う。
論理的で再現性の高いチームのつくり方と目標設定術がリアルに描かれています。

全体像ロス

全体像

仕事ができる人は全体像を把握している

仕事を効率よく進めている人は、全体像をつかむことを大事にしていて、そこから優先順位や時間の割り振りを決めていきます。

全体像をつかむには、todoリストを作成することが最も汎用的ですが、そのtodoリストも能力の優劣によって作り方に差が出ます。

効率化に自信のない方は、生産性向上コンサルタントで有名なデビッド・アレンが開発した「GTD(Getting Things Done)」を学んでみましょう。

GTDで集中できる環境をつくる

  1. 情報を収集する:todoリストに列挙
  2. 情報をまとめる:todoリストの精査
  3. 実行する:ただタスクに集中する
  4. 見直す:無駄排除・効率化・テンプレ

GTDは、4つのステップにわけて行われるタイムマネジメント術であり、やるべきことを明確にして(迷いをゼロにして)生産性向上を目指すタスク処理ステップです。

1.情報を収集する

GTDの初めのステップは情報収集です。実行段階で迷いがなくなるように必要な情報は全てとりまとめ、作業中に気が散らないように気になることは頭の外(todoリスト)に置き去りにすべきです。

仕事が早い人は、情報を収集する時点で「わからないこと」や「不明瞭なこと」については即質問・確認して、疑問がない状態を作り上げます。

2.情報をまとめる

集めた情報をとりまとめ、必要なタスクを割り出します。優先順位とつけ、次のステップはタスクに集中できるような段取りを決めます。タスクのスタートとゴールについて、明確な作業イメージと完了イメージ、開始時間~終了時間まで記載します。

3.実行する

ただただtodoリストに則ってタスクに対応します。100%タスクに集中することが大切であり、GTDの1.2.4は「3.実行する」のために存在しています。実行が疎かになるひとは、実行力が弱いのではなく、他の要素が足りていないケースが大半です。

4.見直す

todoリストはつくっているけど効率的に作業できていない...そんな人は見直しの習慣に気を付けましょう。todoにいらない要素はどんどん削除し、効率的に作業できなかった要素は仕事が出来る人に助言を願うべきです。

見直しで最も考えてほしいのは「テンプレ化できるものはないか」です。次回同じタスクを行う場合に、2倍のスピードで対応できる術はないのかを真剣に考えましょう。その思考の積み重ねこそがあなたの生産性を向上させていきます。

todoリストと小目標設定

GTDにのっとり、タスク管理表ことtodoリストができたら、優先順位をふりわけ小目標を設定して、doするさいに進捗確認を行えるようにしましょう。

進捗確認する方法は極めてかんたんで、時間だけを意識すればOKです。開始時間と終了時間を定めているはずなので、時間通りにことが進めばOK、そうでなければ問題が発生しているので見直し時間に振り返りを行いましょう。

todoリストで大事な作業は「締め切り時間をつくること」です。作業が終わらなければそれは1ミリも生産性を出したことには繋がらないので、120%の成果物の提出よりも、100%提出期限を守ることを優先しましょう。

▶仕事に優先順位をつける9つの習慣はこちら

全体像把握におすすめの本その1
はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
僕がGTDの概念を初めて学んだ本。というかこれ以外知らない。
全体像把握におすすめの本その2
完訳 7つの習慣 人格主義の回復本の内容すべてが素晴らしいですが、タスク的なところをあえて抜き出すのであれば第三の習慣「最優先事項を優先する」を読みましょう。
緊急度と重要度のわかりやすいマトリクスを広めた本であり、重要だが緊急でない活動を行うことの大切さが説かれています。

改善ロス

改善

業務の無駄放置は生産性の敵

仕事というものには必ず無駄があり、出来る人は普段の業務のムダを洗い出し、削除していくことが得意です。やらなくても良い作業を永遠と続けていたり、優先順位の付けかたが間違っていることを見直して正していきます。

また、人には得手不得手があるため業務担当を変えたり、まとめられそうな作業は複数人物ではなく1人に任せるといった工夫も無駄を少なくする作業です。

効率化には「やることを決める」ことは欠かせませんが、やらないことを決める、無駄をなくしていく作業はそれ以上に大切です。

自己フィードバックの放置は成長の妨げ

自己フィードバックをせずに、毎日のタスクにのめり込むのは危険です。毎日10分で良いので、自分のおこなった作業にたいする自分なりのフィードバックを行いましょう。

例えばミスに対する対応。仕事をしていく上でミスは必ず起こるものです。重要なのは、ミスそのものではなくミスを次回以降おこなさいような仕組み化ができているか、改善はできているのかを自問自答します。

「起こったミスは何だったのか」「なぜミスが起こったのか」「ミスにどう対処したか」が整理されていれば、自分だけでなく他のひとのミスも防げ、チーム全体へのフィードバックとしても活かせるようになります。ミスをただのミスで終わらせるな!

出来る人は二度手間を全力で防ぐ

タスクは終わっても、修正点が大量に出てしまい、結局やり直すことになるなんてことも良くあると思います。また、作業予定よりも大幅に時間がかかってしまったというミスも起こります。

仕事ができるひとは、1分の時短のために常に思考を巡らせ、テンプレート化や単語登録(よく使うこと言葉や単語はつねに単語帳に新規登録!)に余念がありません。

できるひとは「面倒な作業」に敏感です。面倒な作業の多くはクリエイティブ的発想の必要がなく、単純作業がおおいはずなのでテンプレ化や効率化が簡単にできます。日々の面倒くさいを1つ1つクリアしてくと時間節約のケタが変わっていきます。

無駄に追われて時間がない方向け
なぜ一流は「その時間」を作り出せるのか
仕事ができる人には当たり前、でも出来ない人には当たり前になってないことがたくさん書かれています。
・作業を言語化(見える化)する
・作業を徹底的にテンプレ化する
・作業はできるひとのやり方を模倣する
無駄をなくすために必要な工程や具体的な方法論が書いてあるので時間がないと嘆いている方にはおすすめです。
 無駄への意識を上げるために
エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする
何をやるかではなく、なにをしないか。そんなことばかりが書いてある売れっ子本。書いてあることはすでに1流のひとじゃないと実践できないことが多いですが、「無駄を捨てることが大切」という意識は刷り込んでくれるはず。

スキルロス

真似

真似る力に磨きをかける

業務遂行にひつような実力がなく、効率を上げられない...個々人のもつスキルには、大小差があって当然です。スキルロスを埋めるために重要なのは、個人のちからを高めるスキルアップではなく、仕事のできるひとを真似ることです。

学ぶという単語は、真似るという単語と語源が一緒です。出来る人の完全コピーを目指せば、勝手にスキルロスは埋まっていきます。

僕も自己流の成長はいっさい目指したことはなく、社内のできる人をとにかく真似に真似てようやく仕事ができるようになりました。いきなり完コピはできずとも、劣化版コピーを繰り返すことで気づけば1流の社会人になっています。

行動を真似てから考え方を学ぶ

出来る人のコピーを目指すのであれば、まずは行動だけ真似れば大丈夫です。よくある間違いに「行動を真似するのではなく考え方を真似するべき」という助言があります。

ハッキリ言えば、効率化を学ぶ段階にあるひとが、仕事ができるひとの視点や思考を読み取ることは不可能です。行動をマネしきってようやく模倣先の考え方がわかってきます。

まずは行動を真似る、徹底的に真似る。それを繰り返すことができたら、仕事ができるひとの目的やタスク対応の考え方について想像しはじめてみましょう。

細部まで真似てこそのスキル

仕事ができるひとはディティールまでこだわりをもって仕事をしています。例えば営業マンである場合、聞き取ることができるトークスクリプトだけでなく、緩急の付け方や呼吸の置き方、対人の物理的距離まで真似てみましょう。

ぼくは営業の完コピは得意でしたが、資料作成やデザインの理解には時間がかかりました。しかし、この細部にこだわるという点を意識したところ、3ヵ月経たずにそれなりの力量までレベルがあがった自負があります。

資料作成は、できあがった資料を見るだけではなく、自分が作ったものと1流の人との差分を発見しつづけ、全部マネするようになったことが大きかったです。

全然参考にならない!僕が資料作成で学んだことメモ
・できるひとも更に出来る人の資料を真似ている
・できるひとはブランク資料を先につくる
※見出しとレイアウトだけ先に決めて、中身はからっぽ
・フォントはメイリオ18pt以上
・余白が重要
・数字は大きく、単位は小さく
・色は3つに絞る
・文字の大きさにも強弱をつける

伝達・共有ロス

伝達力

伝え方が下手な人はロスタイム発生者

話のわかりやすい人 わかりにくい人
結論から話す プロセスから話す
主語と述語がある 主語か述語がない
聞かれたことを話す 言いたいことを話す
事実を話す 感想や想像も話す
全体からはいる 詳細から入る
脱線しない 脱線する
相手の反応で言葉を変える 相手の反応を気にしない

報連相は社会人の基礎であるとともに、しごとができるか否かを見抜くポイントでもあります。伝え方が下手な人は、多くの場面でたくさんの人に対して余計な時間をとらせています。

相手との会話がスムーズにいかない場合は、図を参考に伝える力の向上に取り掛かりましょう。まずは結論から話す!主語と述語で話す!の2つができればロスタイムは大幅に減っていきます。

伝える範囲にも気を配る

伝達のロスタイムが増えるのは、伝え方だけではなく、伝える相手の人数にも比例してきます。会議などはその典型であり、参加者が増えれば増えるほど無駄な時間も増加していきます。

伝えるべき相手に絞られているか、余計なひとがいないかを常に確認しましょう。

また、伝える相手が複数存在して物理的に時間が奪われる場合は、チャットツールなどで一元管理できるように環境を整えておくのがおすすめです。

3手の読みを意識する

自分がこう発言したら相手はこう返す。そしたら自分はこう発言して相手はこう話してくるだろう。このように先を読む思考法を3手の読みと言います。

発言する前や文章をかくときに、相手の反応を考えて行動するだけで、はるかに視野が広がります。

仕事ができないうちは3手先なんて読まずに質問や意見を繰り返して問題ありません。とはいえ、3手先まで相手との会話を想像して発言できれば想像力がレベルアップして、スムーズな伝達を行えるようになります。

伝え方が上手になるおすすめ本その1
まんがでわかる! 頭のいい説明「すぐできる」コツ
説明下手と説明上手に差がよくわかる1冊。内容が詰め込みすぎてなく、章ごとに1~2つしか要点がないため把握しやすい。万人におすすめできる説明力アップ本です。
伝え方が上手になるおすすめ本その2
マンガでわかる!誰とでも15分以上会話がとぎれない話し方
そもそも会話が苦手という人におすすめの本。一貫して述べられているのは、モノやコトに注目するのではなく、相手もしくは相手の気持ちを考えるということ。モノやコトに注目すると、相手の欲しい反応と反れていってしまう。

人間関係ロス

良い人間関係

人間関係を面倒くさがるのは愚か

効率化を目指す際に、盲点になりがちなのが人間関係です。仕事は1人でできるものではなく、仕事仲間やお客様、さまざまなステークホルダーのおかげで成り立っています。

もっともミニマムな関係である仕事仲間への配慮ができなければ、効率化できる業務範囲など小さなものです。

お願いしたい仕事、代わりに対応してほしい仕事を迅速かつ品質良く対応してもらえるように、普段から人間関係を整えておくことは、立派な効率化術です。

僕やりますよ!は魔法の言葉

人間関係は、プライベートな会話や飲み会などで培う必要は断じてありません。僕個人もそのようなプロセスは断固拒絶する派です。

仕事の人間関係は、仕事でつくる。そのなかでも「その仕事、もしよかったら僕がやりましょうか」は魔法の言葉であり、人間関係を一気によくします。

行動心理学的にはギブの法則とも返報性の法則ともよばれますが、自分から協力しつづけることで相手からの協力も得られ、人間関係は強固になっていきます。

接触頻度と名前呼びの効果

人間関係は、よっぽどの人たらしでないかぎり構築に時間がかかります。残念ながら、接触頻度がもっとも大事な関係構用要素であり、接触頻度が少なくなると自然と関係は薄まっていきます。

したがって、あなたにとって重要であるひととは意識的に接触頻度を高めるべきであり、そうする相手を決めるべきです。また、接触頻度が保ちにくい相手に効果的な施策があります。

フランクリン・ルーズヴェルトは、人に好かれるいちばん簡単で、わかりきった、しかもいちばん大切な方法は、相手の名前を覚え、相手に重要感を持たせることだと知っていたのである。

超有名なマネジメント本「人を動かす(デールカーネギー)」に書いている有名な一文です。アメリカ政治史上で唯一4選している大統領であるルーズヴェルトは、人を名前で呼ぶことこそが好かれる秘訣だと語っています。

自分の名前には強いアイデンティティが無意識化で宿っているため、名前を呼ばれることで承認欲求が満たされます。承認欲求を満たすことで、相手との人間関係が上向いていきます。

対人関係を学ぶおすすめ本まとめ
人を動かす 文庫版
歴史的ベストセラー。読んでて当然系。人を動かすために何が大切で、どう動けば人が動くのか。その原理原則がこれでもかと書かれています。人生の中でもっとも見返した本。
影響力の武器[第二版]―なぜ、人は動かされるのか
こちらも歴史的名著。影響力の武器...というタイトルが若者に響かない気もするのですが、影響過程に関する心理学的知識が圧倒的に身に付きます。
社会心理学や顧客心理学なんて浅はかなことばでは表現できないですが、とりあえず誰でも見とけって本です。
今いる仲間で「最強のチーム」をつくる 自ら成長する組織に変わる「チームシップ」の高め方
コンサルティング業界で超尊敬している池本克之さんの著作。
ぼくは関係構築の最重要項目として「対話」を掲げているのですが、その考え方の基本を教えてくれた本です。どんな状況においても成果を上げられる、そんな組織をどうやってつくるのかが把握できます。

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