タスクに取り掛かる前に、なにから手を付けたら良いか、分からない時がありませんか。
そのタスクを効率よく熟すには、重要度と緊急度の2つを、理解しておくことがとても重要です。
一般的にタスクの緊急度が低いと、重要度が高くても後回しにする傾向が多いそうです。
緊急度と重要度とは
- 緊急度が高い・・・非常に重大な事態（クレームやトラブル）になるものや、売上に直結するタスク
- 重要度が高い・・・おざなりにしてしまうと影響が出てきてしまうタスク、後にその対応に工数を割いてしまうもの
では、この重要度と緊急度は、どちらに注視すれば良いのでしょうか。意識したことはありますか。意識したことが無ければ、自分のタスクを直接ノートなどに書き出してみましょう。書き方は、次のマトリクスを参考にしてください。
緊急度と重要度のマトリクス
マトリクスとは、行に属する要素と列に属する要素に構成されたもので、表に着目して問題解決を効果的に進める手法のことを言います。
タスクを管理する際は、想定した対策を重要度と緊急度のマトリクスに当てはめ、緊急かつ重要なものから手を打つ準備をします。
ただし、緊急度と重要度に関しては、「緊急度＜重要度」になるよう、タスクを管理することが重要といえます。
なぜなら、時間経過とともに緊急度は上がりますが、重要度は時間経過による影響は、あまり受けません。しかし、重要度は常に高いままです。
つまり、普段の事務処理や、電話対応に振り回されて「研修や勉強会」などは、緊急でない為、やらなくてもすぐに問題になるものではありません。ついつい後回しにしがちです。
スキルを高めることや新しい事への学び（緊急ではないが重要）を放っておくと、中長期的にみると、大きな損害を被ります。
自分の行動を分析することで、重要なことに割く時間を全くとれていなかったということにも気づくことができるはずです。