『なんで自分はこんなに仕事が遅いんだ・・・』と思ったことはありませんか。
基本的には慣れで解決していくものですが、時間効率を高めるために必要なコツをご紹介します。
目次
1.タスクに集中出来ない
やろうと思っていたタスクに手をかけている最中、他のタスクが舞い込んできてタスクが終わらないパターンは往々にしてありますね。
解決方法：優先順位をつける
振られたタスクに即行で優先順位をつけましょう。まず5分以内に終わるのもであれば、その場で片付けたほうが良い場合が多い。
多くの人は優先順位がうまくつけれずに、大量のタスクを抱えて気が狂っていきます。小事はすぐに対応することが大切です。
2.書類・資料の作成が遅い
書類の作成は慣れていなければ大量の時間を消費します。
しかし有能な人は効率的な方法をしっているため、初めての業界の資料作成でもあっという間に終了させることができます。
解決方法：テンプレを作る・見つける
資料や書類に関しては、以前に社内の誰かが作成してる場合が多いものです。すぐに作業に取り掛かる前に、使えるテンプレートが無いか探してみましょう。
社内の暗黙知を掘り起こしたり、人に聞いてテンプレやフォーマットを見つけることを優先させましょう。
3.会議が多い・長い
社会人であれば、会議やMTGへの参加が求められてきます。思ったよりも時間がかかってしまうため、うまく会議を勧めさせる必要があります。
解決方法：会議のアジェンダを決めておく
まず会議のアジェンダを決める以前に、その会議が本当に必要かどうかを考えましょう。
もし必要なのであれば、会議の前日にはアジェンダを決めておき、メールなどで共有しておくだけで会議冒頭の説明や、その場で考える必要がなくなり時短になります。
4.二度手間が多い
タスクは終わっても、修正点が大量に出てしまい、結局やり直すことになるなんてことも良くあると思います。
解決方法：相談する
まず、そのタスクを頼まれた人、並びに上司に相談をしながら進めましょう。
全体の大枠を考えた時点で方向性が間違っていないか確認し、間違っていなければ三割位タスクを進めたところで再度確認をします
その程度の進捗であれば、修正もすぐに行うことができるので二度手間を防ぐことができます。
5.メールや連絡に時間が取られる
メールの確認や返信に時間を取られると言う方もたくさんいます。これは超時短できるポイントです。
解決方法：辞書登録やテンプレ登録
必ず利用したいのがPCやスマホに搭載されている「辞書登録機能」です。少量の文字で、多くの文章を打ち込むことが出来ます。
優秀なビジネスパーソンは、みんな辞書登録機能使い倒しています。よく使う単語や文書は保存しておき、いつでも呼び出せるようにしておきましょう。
また、簡単な事であれば電話や口頭で伝えたほうが早い場合がいくつもある。
仕事を遅らせる正体と解決策
- 仕事の目的が明確ではない
- 何にとりかかったらいいのかがわからない
- 仕事の途中で割り込まれる
仕事が遅くなってしまう人に共通するポイントは3点あります。
これらを解決する方法として、アメリカの生産性向上コンサルタントで有名なデビッド・アレンが開発した、タイムマネジメント技術「GTD～Getting Things Done～」を学んでみましょう。
GTDの4つのステップ
- 収集
- 整理
- 実行
- 見直し
1.収集(やることを全部書く)
やるべきことを全て書き出します。最大のポイントは「全て書き出す」ことです。
人がタスクの多さに不安を覚えるときは、基本的にやることが膨大すぎてどれから手を付けてよいかわからない状態のときです。
まずやることを全部書き出すことで頭が整理され、気持ちが落ち着いてきます。
2.整理(todoリスト化)
やることを全て書き出したら、「やること」「緊急性は低いが重要度は高いもの(教育など)」「いますぐやらなくても大丈夫なこと」に振り分けを行いましょう。
全てに『優先順位』と『期限』を設定することが大切です。すべてスケジューリング化するだけで、「今はスケジュール表にある仕事をやるだけだ」という気持ちになり、自分の気持ちをコントロールしやすくなります。
優先順位の付け方に関しては、下記を参考に取り組んでみてください。
3.実行
スケジュール通りに実行しましょう。
ここでの注意点は「仕事の途中で割り込まれる」ことは当たり前のことであり、もともとその覚悟をもってタスク管理に望み、期限を必達させる行動をとることです。
誰かの力を借りる、参考になる事例を探す、信頼できる同僚とともに仕事を進めるなどして、「途中であのひとから急な依頼きたから出来なかった」という言い訳をしない行動をとりましょう。
4.見直し
タスクを一定終わらせたら、自分のスケジュール管理、そしてタスク対応が良かったものかどうか見直しましょう。
見直しで最も考えてほしいのは「テンプレかできるものはないか」です。
次回同じタスクを行う場合に、2倍のスピードで対応できる術はないのかを真剣に考えましょう。その思考の積み重ねこそがあなたの生産性を向上させていきます。
おすすめ本【なぜ一流は「その時間」を作り出せるのか】
最後に、普段の業務から無駄を無くすための方法論を、なぜ一流は「その時間」を作り出せるのか (青春新書インテリジェンス)から抜粋します。
- 作業を言語化（見える化リスト化）する
- できる人の行動を盗み出す
- 作業を限界までテンプレ化する
