「社内会議資料の作成に時間がとられてしまって...」「お客様に出す資料じゃないのに、なんであんなに細かく注意してくるんだ...」よく飛び交う嘆きですね。
そもそも資料をつくることの意味を分かっていないから、会議の度に資料作成をネガティブに感じてしまうわけです。
社内向け会議資料を作る意味
資料作成の意味はたくさんあります。
- 口頭だけでは通じにくい、可視化するほうが効果的な状況
- 後で言った言わないになりかねない状況
- 不参加者にもある程度正確に内容を伝えるべき状況
- 自分の思考を整理するため、相手に整理された情報を届けるため
- 自分と相手の関係性を見つめなおすため
- お客様向けに出すときに使いまわせる
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無数にもありますね。手を抜く理由も一切ありません。
社内向けに資料を作成し、その発表の場があるというのは社外プレゼン時の練習機会にもなります。
本気で作成し、本気で発表すれば、間違いなくスキルが向上していきます。
会議資料のつくり方
テンプレートや、形式的なフォーマットであればググれば即見つけることができます。
ただ、最も有効な会議資料作成のコツは社内にある暗黙知を回収することです。もっとわかりやすく言うと、先輩や上司から適当なものをもらう！ということです。
ゼロから創るなんて非生産的なことは行わないことが一番大切なノウハウです。
会議資料の目的を考える
会議資料は、何らかの目的を達成するためのツールです。目的を考えてから作りはじめましょう。
会議の目的は「議論」「確認・共有」「意志決定」の3つに集約されます。
この目的を意識して、大枠の結論を書きだすことから始めてみましょう。書き出してみると意外にスムーズに手が動くはず！
資料作成の参考記事
資料作成の参考になるものを紹介します。「フォントを統一させる」「使用する色は絞り込む」など、基本的なことから高速で資料作成するコツがまとめられているのでご覧ください。
会議資料テンプレート
先輩や上司から資料をもらった方が手っ取り早いと思いますが、引っ込み思案な方にテンプレをどうぞ。